感動の10分ミーティングで現状把握しよう!【管理職の学校】(07)

From:IAIR副会長 齋藤 信

 

みなさん、組織のリハビリしてますか?

毎週土曜日は一週間を振り返り、リハ科をより働きやすくするヒントをお伝えする「管理職の学校」開校です!

前回は初めて物語だったので、かなり長文になってしまいました。
今回はシンプルに進めていきますね。

今、管理職の皆さんは、何に関心が向いているのでしょう?
毎年気になる、報酬改定でしょうか?

以前と異なり、最近は3月にならないと情報が確定しないだけに、今から準備できることは限られています。

僕がお勧めするのは、今だからこそ組織の安定化。
毎日のリハビリに追われているのは十分承知してますが、でも、今から始めないと3月になってから苦労します。

今回から少しずつリハ科の業務を整理していきましょう。

 

◆ 何事もまず現状把握から。

今回、最初の一歩として提案するのは「現状把握」です。
文字通り、今の状態を把握する為のステップです。
難しいことは何もありません。
今、リハ科で行っている業務の全てを書き出すことから始めましょう!

 

◆ でも、一人で始めちゃダメ!

おっと、言い忘れてました。これは、つい管理職が一人で行ってしまいがち。
現場のスタッフも含め、全員でやりましょう!
理由は「他人事にさせない」ただそれだけ。
同じリハ科で働く限り、自分の仕事に直接関わってくる事。
自分のことと思ってもらうためにも、またお互いが行っている仕事を把握するためにも、みんなでやりましょう。

 

◆ みんなでやる会議のポイント

ただ、リハビリの現場は毎日全員が出勤しているとは限りませんよね。
全員が揃うのを待っていてはいつまでたっても進みません。
事前に「何日の何時にこのミーティングを10分だけします。当日いない人は事前にテーマの内容に対する意見を主任に提出してくだい」をルールにしましょう。
加えて、事前に意見をまとめておくこと、終業時刻の10分前を開始時間にすること。
この辺をしておけば、当日は決めるだけ。テーマ内容の作業をするだけ。
しかも就業時間とともに終了になります。
ダラダラ会議を長引かせない為にも、全員立ったままホワイトボードかテーブルを囲んでするのも効果的ですね。

 

◆ 現状把握は付箋でリスト化!

現状把握に戻ります。準備するのは、付箋とA4コピー用紙とセロテープ。
ホワイトボードを使うならマグネットも多めに準備しておきましょう。
で、最初の5分で付箋紙1枚に1業務を書き出し続ける。文章禁止。単語推奨。
被ってもOK。
で、後半5分でA4用紙に共通点のある業務を集め、貼る。
業務内容のグループができるので、それぞれタイトルをつける。
10分経ったので、次回開催の日付と時間を伝えて終了。

 

◆ 次回に備えて分析開始!

整理したものを改めて俯瞰して見るため、テーブルに全部並べましょう。
一歩離れて見てみると、思ったより色々出てきていることもあれば、あまり数が出ていないのに、忙しい現場になっていたりと、疑問が湧いてくるはず。
それを見つけ出したら、次回のテーマとして告知。
そのうえで、また全員で10分間ミーティングを設定しましょう!

 

◆ まとめ

さて、今回は現状把握のやり方を提案いたしました。

  1. 他人事にさせない。
  2. 付箋で見える化。
  3. 起立会議で奇跡の10分ミーティング

是非、実際にやってみてください。
もし、なかなかうまく出来ない!
発想が広がらない!とかで悩んでしまうようであれば、別途ご相談ください。
臨床共育TVなどでデモをしつつお返事しちゃいます!
もし会議に呼んでくださるならコッテコテにテコ入れしてあげますよ!


IAIR副会長 齋藤 信

追伸

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Saito Makoto

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精神科作業療法に従事する。そのなか、臨床実習指導と院内改善指導に携わり、統合的な視点で医療の質向上をマネジメントする取組みを10年にわたり行ってきた。 IAIRに参加することで、病ではなく人をみる視点を手に入れ、同時に組織も人と同じく、病を抱えていることに気づく。共に育む「共育」をテーマに、療法士一人一人が組織に関わるための多角的な視点を持てるよう、人財育成とマネジメントに関する発信を行っている。
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