先輩「来たね」
後輩「来ましたね」
新人「よろしくお願いします！」
後輩（うわ～元気……）
先輩（まあ、無理せずやってくれればいいけど）
科長「よろしく。４月中には新入職員研修が教育委員会主導であります。それまでにリハ科の仕事を覚えてね。あと……」
《５分経過》
科長「……という事で、頑張って！」
新人「……はい？」
先輩・後輩（わかんねーよ、科長……）
うっ……書いてて思ったけど、これ自分の事じゃないか！
いかんな～ついつい付け加えて話をするから、いつ終わるかワカラン話になるんですよね。
さてさて、今日はどっちの立場で話をしたものか……
ということで、今日のテーマは「情報整理」にしましょう。
◆部下にはだらだら話さず３つだけ伝えよう！
話しているうちに盛って、盛って、食べきれない山盛り、ドカ盛り、メガ盛り状態にしている自覚があるなら、一度話している内容を整理するといいですね。
本で言うならまず目次を書くイメージです。各章分けをしたら、その章のなかで一番大切なことだけ書く。
ちなみに、理由、完成形、方法の３つで書くと、伝達の最低限は伝わります。
◆情報量が多い上司の指示は３つの質問をしよう！
先の科長のような上司は正直話が長くて、要点がわかりません。
だったら、復唱しつつ、３つの質問……いえ確認をしましょう。
そう、あくまで確認です（笑）
その３つとは、目的、ゴールの状態、期限です。
方法や手段の指定がない場合は、追加で確認してもいいですね。
◆上司と部下の３つの伝達内容は同じ！
お気づきでしょうが、お互いに確認するポイントは同じです。
- 理由＝目的
- 完成形＝ゴールの状態、期限
- 方法＝方法、手段
お互い人ですからね。手落ちはあるものです。
ですが、同じ職場にいる以上、同じ目的に向かって仕事をしているはずです。
どんな立場であっても、お互いこの質問ができるといいですね。
「そもそも、何のために、それをするんだっけ？」
きっと、お互いの足りない部分を補い、合目的な行動につながりますよ。
◆まとめ
今回は「情報整理」をテーマに、３つのポイントを共有しようと言うお話でした。
情報は多ければいいと言うわけではありません。
シンプルでわかりやすく伝えていきましょう……自戒を込めて。
齋藤 信
追伸
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